当鼠标不断搜寻与点击,文件间,你是否找到
各位小果壳er们,你们是否有这样的烦恼,电脑文件太多太乱,之前的文件突然就不知道去哪了?
甚至于你的桌面变成了这样。
图片来源于网络别急,本文小冰就带你探索文件管理的奥秘,让你不再受困于此。
太长不看系列文件管理思维-三阶段:收集get、编辑doing、整理done-文件关系:父子、并列且独立、并列且不独立-文件命名-应用基于链接的处理并列且不独立文件方法基于搜索的文件定位方法文件管理思维文件三阶段
电脑中的文件主要分为三个阶段:收集、编辑、整理。当然有的人将这三个阶段起做了别的名字,但其基本逻辑都是get、doing、done。
收集get无论是老师给你的文献、项目方给你的资料还是自己上网查找的资料都处于这个阶段。
这个阶段的文件会马上进入下一阶段,但是要进行筛选,要将一些没有用的文件及时清理。
编辑doing大部分日常使用的文件都处于这个阶段,我们需要不断修改完善。
我们所要注意的就是不要试图将该阶段下的文件进行细致整理,后期定稿或者只需要较小修改的时候再对该阶段的文件进行分类整理。
同样如果我们对该阶段的文件进行备份时也需要注意及时清理过多的不必要中间文件。
整理done可能电脑中的大部分文件都处于这个阶段,导致我们文件管理混乱的原因也是因为我们没有及时把该阶段下的文件及时从doing阶段分离出来。
处于该阶段的文件我们要及时进行分类和备份,这时可能需要我们建立比较多的文件夹进行整理。
文件之间关系我们常用的文件管理方式大多按照层级关系进行整理,这里涉及到两种种常见的文件关系父子关系和并列关系,父子关系的文件整理起来比较简单,只需要将子文件放在父文件夹下即可。
并列关系可能是并列且独立,文件之间没有任何关系。
并列关系还可能是并列但不独立,文件按照层级可能是并列关系,但是其子文件可能有重叠的部分,这类文件关系处理不当也是我们文件混乱的原因。这类文件关系的子文件如果仅仅复制子文件方式,一会导致过多占用物理存储空间,二是后期如果改动同步较为麻烦。
文件命名良好的文件命名会极大地帮助我们进行文件管理和查找,具体的命名方式各位果壳er根据自己的喜好即可。
小冰通常的文件命名方式如下:
前缀_文件名称_版本_日期
通常前缀可能是一个项目的名称,前缀、版本可以根据实际情况考虑是否添加。
应用前面花费了大段时间,小冰带领果壳er们粗略了解了一下文件管理的基本思维,那么落到具体的文件夹建立,应该如何做呢?
这部分的工作其实只能小果壳er按照自己的实际情况、习惯、思维方式进行处理,上述接下来小冰说说自己的文件夹建立情况。
首先建立所工作文件、个人学习文件、个人工作文件,这三个文件夹互相独立,不存在文件的包含问题。
所工作文件下建立A项目文件、B项目文件、C项目文件、其它资料文件,项目文件主要是小冰参与的一些项目资料,其它资料文件主要是财务报销、所里模板文件等文件。这四类文件下的大部分子文件也大多都是独立存在的。
在A项目文件夹下建立了文献、专利、论文、中期、代码、doing等几个文件,这几个文件下就是具体的文件。其中doing文件夹下是需要不断修改的文件,而其它文件夹下的文件是已经整理好的文件,可以进行网络备份不需要清理。
同时这几个文件夹下的子文件大部分都存在重叠关系,如何解决这种重叠关系下文会介绍。
当然具体到项目文件夹,果壳er也可以按照文件类型进行分类整理,例如paper、doc、media、code
所工作文件
__A项目文件
__文献
__专利
__论文
__中期
__代码
__doing
__B项目文件
__C项目文件
__其它资料文件个人学习文件个人工作文件基于链接处理并列且不独立文件方法
之前在[OfficeisALLYouNeed]推送中,小冰介绍过一种基于链接的文献管理方法。
对于并列且不独立的文件,同样可以通过基于链接的方法进行解决。
举个栗子,上文介绍的中期文件、专利文件、文献文件可能子文件互有重叠,例如下图所述,文件1可能专利文件和中期文件都需要用,文件2可能中期文件也需要用,如何解决?
文献文件
__文件1(专利、中期可能需要)专利文件
__文件2(中期可能需要)中期文件
接下来小冰提供两种解决方式。
利用说明文件创建链接我们可以在专利文件、中期文件下建立一个说明文档,可以是markdown、word、ppt,只要能够使用链接即可。将文件1、文件2的路径包含进说明文档即可。如果我们需要在专利文件下查看文件1,只需要点击Readme.md中的文件1路径即可。
文献文件
__文件1专利文件
__文件2
__Readme.md文件1路径中期文件
__Readme.md文件1路径文件2路径利用图标超链接
如果果壳er不喜欢单独写一个说明文件,那么还有没有别的方法可以解决呢?当然可以。
对于任何一个文件,鼠标右键,我们都会看到一个创建快捷方式的按钮,只要我们点击它,就会在当前目录下为文件创建一个快捷方式,我们可以将此快捷方式移动到任何我们想要的路径下。
还是上面的问题,那么利用这种方式是这样解决的:
文献文件
__文件1专利文件
__文件2
__文件1快捷方式中期文件
__文件1快捷方式
__文件2快捷方式
利用上述方法虽然好,但有两个不足之处,一个是快捷方式虽然占用空间不大,但多少也占用一点空间;二是上述方式解决一个文件需要右键创建快捷方式移动到指定目录三步,能不能像复制文件一样只需要两步?
①空间占用问题Windows系统可以创建不占用空间大小的软链接[1]。
②多步解决还记得Quicker吗?Quicker的动作可以方便地创建文件超链接。
推荐两个动作:
创建快捷方式:
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