这可能是Word最被忽视的功能,却妙用无

要说Word中最被人忽视的功能，我以为非大纲视图不可。

然而，就是这个大纲视图，却妙用无穷，简直是Word中的效率工具、省时利器。会用它，写Word文案分分钟的事情；不会用它，则往往事半功倍，加班加点无休无止。

01文档结构利器

我们都知道，写文章，要先写大纲，这个大纲，也就是大纲视图里的“大纲”。

怎么在Word中写文章大纲呢？

说白了，大纲就是文章的结构，而所谓结构就是文章关键组成部分形成一个整体。那么这些关键组成部分是如何形成一个文章的整体的呢？

很简单：它们要么彼此并列有先后，要么彼此包含有层级。反映在Word大纲视图中，同一层级用序号或在文章中出现的顺序来确定并列关系及先后关系，不同层级用缩进来表示包含关系。

在文档构思阶段，通过确定文档的一级标题、二级标题、三级标题乃至N级标题在文档中的先后顺序及彼此的包含隶属关系，就能快速把文档的骨架勾勒出来，如上图所示，剩下的不过是将每一层级的内容进行丰富、深化和拓展而已。

具体操作为：

当文档为空白时，在大纲视图中输入的内容默认为一级标题。如果要调整同级标题的先后顺序，可将鼠标定位到相应层级的标题，并往左侧挪，直到鼠标变成十字图标，即可拖放该层级的内容放置到合适位置。

如果要将某个层级的标题降级，则按TAB键一次将其降一个层级，按TAB键两次则将其降两个层级，以此类推；如果要将某个层级提升一个层级，则按SHIFT+TAB键一次。

当然也可以用鼠标点击菜单栏上的升级降级按钮进行操作：

当文档撰写完毕，对文档进行修改润色时，如发现需要重新排列各层级的先后并列关系及彼此包含关系，只需要选中该层级对应的标题，按住鼠标左键进行拖动即可。

这样就能在几分钟内对文档内容进行快速排列组合，寻找最佳文档结构。

更详细的操作如下表所示：

02文档协作利器

当一个Word文档需要由多人协作完成时，可以通过Word大纲视图建立主控文档，然后再将其切分为不同的独立子文档，将子文档分发给协作人员，由他们完成（需要遵循共同的格式要求）后再进行组合：

按钮即将所选部分创建为单独的子文档

灰色框线框起来的就是创建好的子文档，鼠标单击左上角的小黑方块，就能打开一个单独的子文档，对子文档进行编辑保存后，将来就能合并成一个统一的文档。

按钮即插入一个子文档到主控文档中

按钮即将已完成的子文档内容进行合并，使其成为一个单独的主控文档

按钮则是将子文档进行进一步拆分。

03结语

可见，大纲视图不仅仅是一个排版工具，更多是一种协助你进行结构化构思的工具，它的作用已经脱离了纯操作层面，进入思维层面。这样的工具你还不赶快捡起嘛？

所以，以后用Word文档，如果是比较长的、结构复杂的文档，比如实施方案、策划方案等，建议直接切换到大纲视图，先提炼核心观点，形成先后和层级关系，再依次就每个核心观点进行详细展开。

对于大纲视图，你还有什么想说的呢？欢迎

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